Popularność pracy zdalnej rośnie. Z tego powodu wiele firm decyduje się na zmniejszenie powierzchni biura, co równoznaczne jest z przeprowadzką. Przenoszenie przedsiębiorstwa to wieloetapowy proces. Rozpoczyna się on nawet 2 miesiące przed planowanym terminem opuszczenia aktualnego adresu. Odpowiedniego zabezpieczenia wymaga zarówno sprzęt elektroniczny, jak i dokumenty firmowe. Jak prawidłowo przewozić arkusze z wrażliwymi danymi? To musisz wiedzieć!
Jak posegregować dokumenty przed wyprowadzką?
Dobra organizacja to podstawa. Aby nie zginąć w chaosie i nie dopuścić do wycieku danych, koniecznie zacznij od uporządkowania akt.
Na początek oddziel aktualne arkusze od tych, które powinny zostać zniszczone. Dzięki takiej segregacji masz szansę znacząco zmniejszyć ilość przenoszonych kilogramów. Nagromadzone przez lata dokumenty mogą całkiem sporo ważyć. Zdecyduj, co może zostać wyrzucone, a następnie zleć fachowcom zabezpieczenie dokumentacji oraz jej utylizację. Jeśli kartek jest niedużo, wydeleguj zaufanych pracowników, aby przy pomocy niszczarek pozbyli się zbędnych akt. Utylizowanie papierów na miejscu to jednak dość czasochłonna praca.
Moment przeprowadzki to także dobry czas na uporządkowanie segregatorów. Podczas układania kartek z danymi przyjmij konkretny klucz, który pozwoli Ci łatwo odnaleźć się w zawartości segregatorów w nowym biurze.
Jak spakować dokumenty na czas przeprowadzki?
W przypadku, gdy decydujesz się zlecić zniszczenie akt firmie zewnętrznej, upewnij się, że posiada ona niezbędne certyfikaty. Zweryfikuj metody działania oraz opinie na rynku. Nie szczędź czasu na sprawdzenie reputacji danego przedsiębiorstwa – w końcu od tego zależy bezpieczeństwo wrażliwych firmowych danych!
Do spakowania arkuszy przeznaczonych do wyrzucenia wykorzystaj profesjonalne kontenery. Takie pojemniki wykonane są z materiału odpornego na działanie:
-
wody,
-
kwasów,
-
alkoholi,
-
benzyny,
-
innych agresywnych środków.
Specjalny wlot pozwala na swobodne wrzucenie akt do środka, jednak wbudowany zamek uniemożliwia otwarcie pokrywy i zajrzenie do środka. Transport kontenerów powinien być w pełni monitorowany.
W przypadku dokumentów, które chcesz przewieźć do nowej siedziby, masz kilka opcji. Jedną z nich jest skorzystanie z usług renomowanej firmy, oferującej profesjonalny transport akt. Zazwyczaj oferta obejmuje także pakowanie arkuszy do specjalnych kartonów archiwizacyjnych. Dzięki temu problem organizacji pudeł masz z głowy. Twoim zadaniem jest dostarczenie dokumentacji posegregowanej w solidnych organizerach. Zabezpiecz kartki przed wypadaniem i dokładnie sprawdź, czy nie zostawiłeś jakiegoś dokumentu luzem.
Czy firma przeprowadzkowa odpowiada za zagubienie dokumentów podczas przeprowadzki?
Najgorszym scenariuszem, jaki może się wydarzyć podczas przeprowadzki biura, jest zagubienie akt. Z pewnością już na samą myśl włos jeży Ci się na głowie. Z takim ryzykiem musisz się liczyć w dwóch przypadkach – gdy arkusze:
-
są nieodpowiednio zabezpieczone,
-
powierzane niesprawdzonej firmie.
Jeśli przedsiębiorstwo oferuje usługę transportu dokumentów, powinno także brać pełną odpowiedzialność za ich bezpieczne dostarczenie.
Lajkonik z Krakowa to firma, która zajmie się dla Ciebie przenoszeniem wszystkich elementów wyposażenia Twojego biura. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu potrafimy nie tylko zadbać o drogocenną elektronikę, ale także o meble i inne przedmioty. Usługę transportu realizujemy tak, aby nie zakłócić pracy Twojej firmy. Zajmiemy się dla Ciebie także:
-
demontażem mebli,
-
dostarczeniem materiałów do pakowania,
-
zabezpieczeniem mienia,
-
przewozem przystosowanymi do tego autami,
-
uważnym i delikatnym rozładunkiem zgodnym z Twoimi wytycznymi.
Zapraszamy do skorzystania z naszej oferty. Gwarantujemy dobrze wykonane i najtańsze usługi przeprowadzkowe na terenie Małopolski. Sporządzimy dla Ciebie kosztorys pod indywidualne potrzeby Twojej działalności gospodarczej. Uwzględnimy wszystkie potrzeby, a Ty będziesz mógł spokojnie zająć się innymi sprawami. Dysponujemy flotą samochodów, dzięki której przewieziesz także przedmioty wielkogabarytowe. Jesteśmy terminowi i szanujemy czas Klientów zarówno biznesowych, jak i indywidualnych. Skontaktuj się z nami!